Besoin de conseils pour organiser votre évènement ?
Pour y voir plus clair, c’est par ici !
Organiser un évènement n’est pas pareil que d’y être invité, cela se prépare ; voici quelques étapes incontournables pour que celui-ci soit réussi.
Premièrement, concentrez-vous sur l’objectif de cet évènement ; pour quoi, pour quelle occasion, pour quel message, sont des questions qui peuvent guider votre réflexion.
Vient ensuite le moment de se demander à qui l’évènement est destiné. Il s’agit alors de délimiter le public concerné ; tous les collaborateurs n’assistent pas au même type d’évènements. Une annonce stratégique qui ne concerne que le Comité de direction, un évènement pour fédérer la totalité des collaborateurs, un Incentive event pour récompenser une équipe performante,… ? A vous de cibler !
Pensez à fixer la date, qui, l’air de rien, a toute son importance ! Un moment crucial avant un lancement ? La veille d’un long week-end ? En plein mois d’août ? Le principal est de s’assurer que tous les invités soient ou puissent se rendre disponibles.
Quel ton donnerez-vous à cet évènement ? Cela dépendra très certainement du lieu que vous choisirez ainsi que du budget alloué pour l’occasion. Attention à ne pas oublier l’adéquation entre le public visé et le lieu choisi !
Un séminaire ou un évènement c’est bien, avec des temps forts et des activités, c’est mieux ! Une fois encore, c’est en fonction du public invité qu’il faut réfléchir, et surtout pensez à l’équilibre entre les temps forts et les moments de détente. Ainsi, s’il s’agit de fédérer les équipe, pensez aux activités sportives et pourquoi pas en plein air ? Cela peut être très appréciable après avoir passé une matinée en réunion, conférence, atelier … Les moments culturels ou de découvertes gastronomiques sont aussi souvent une bonne idée.
Mais, pour que ce programme se déroule sans anicroche, il faut connaître et donc prendre le temps d’écrire la partition, ainsi il n’y aura pas de place pour les fausses notes ! Nous avons nommé : le rétro planning. Il est indispensable de perdre du temps pour en gagner selon nous, mais surtout pour ne rien oublier. Se poser sur les détails, les délais, les étapes et en valider l’avancée vous permettra de ne rien oublier et de ne pas appréhender le jour. Etablissez bien le rétro planning et devenez un véritable chef d’orchestre !
Bien sûr, il faudra communiquer en amont de l’évènement les informations importantes aux invités : la date, le lieu, le programme, s’ils peuvent venir accompagnés, s’il leur faut prévoir différentes tenues (sport, tenue de soirée, … )… mais aussi aux différents acteurs et prestataires de l’évènement afin que chacun sache quel rôle il a à jouer et à quel moment de l’évènement. Il faut donc aussi prévoir et répartir les interventions, une répétition (un filage) est toujours la bienvenue ; ce sera l’occasion de faire la balance des sons, micros et autre essais de lancement et synchronisation.
Une fois que l’évènement a eu lieu et que vous n’avez pas manqué de faire venir un photographe et de prendre des petites vidéos, c’est le moment de capitaliser sur le moment corporate ! Utilisez les moments capturés et les enseignements de vos diverses conférences et ateliers pour alimenter la communication interne et ancrer les messages diffusés dans l’esprit de vos collaborateurs.